Asistente de Servicios Generales

Country Dominican Republic City SANTO DOMINGO

Area
Dominican Republic

Workplace location SANTO DOMINGO-ACROPOLIS(DOM) Employer company TotalEnergies Marketing Dominicana S.A. Domain Operations Type of contract Regular position Experience Less than 3 years

Context & Environment

Satisfacer las necesidades de comunicación del personal interno y externo, atendiendo al público en sus requerimientos de información, ejecutando y controlando la recepción para servir de apoyo a las actividades de Servicios Generales y Comunicación Interna & Bienestar.

Activities

• Brindar soporte administrativo a la Coordinadora de Comunicación Interna y Bienestar en tareas relacionadas con la organización de actividades y la gestión de documentos de Recursos Humanos.
• Realizar visitas de bienestar junto al equipo de gestión humana para recopilar información sobre el estado y condiciones de los espacios comunes, con el objetivo de identificar, proponer y coordinar posibles mejoras.
• Asegurar la entrega de correspondencia dos veces por día.
• Atender y recibir a visitantes, proveedores y colaboradores que lleguen a la empresa, anunciando sus visitas mediante el libro de control de visitantes (bitácora) y asegurando un servicio al cliente cordial y profesional.
• Ser la responsable del control de recepción y registro de correspondencia, paquetería y visitantes para garantizar una gestión eficiente.
• Gestionar las llamadas telefónicas de manera oportuna y eficiente, brindando soporte en temas de recepción y asegurando la canalización correcta de la información.
• Realizar los pagos fuera de programación correspondientes al departamento de Gestión Humana
• Realizar las diferentes solicitudes de creación de proveedores en el sistema correspondiente de Servicios Generales y Gestión Humana.
• Crear las órdenes de compra para el proceso de solicitud de pagos a proveedores de las áreas de Servicios Generales y Gestión Humana.
• Realizar el proceso de solicitud de pagos a proveedores generados por las áreas de Servicios Generales y Gestión Humana, asegurando la precisión en los detalles y el cumplimiento de los plazos.
• Mantener actualizado el reporte mensual de las facturas recibidas y procesadas por el departamento de Gestión Humana.
• Llevar control de los gastos internos de actividades organizadas por el subsistema.
• Gestionar el suministro de material gastable para las cocinas y baños de las oficinas administrativas de todos los sites de la empresa (Acrópolis, Marti, Unitotal, Santiago).
• Gestionar el suministro de agua potable de las oficinas administrativas Acrópolis, Marti, Unitotal, Santiago.
• Mantener actualizado el documento control para análisis de producto, precio y proveedor para artículos de suministro general de manera mensual.
• Realizar el reporte mensual de los reembolsos de gastos de Tarjetas de Crédito de GH.
• Realizar solicitud de reembolso de caja chica según necesidad.
• Realizar visitas mensuales al site de Martí para asegurar el buen funcionamiento y detectar cualquier necesidad en las instalaciones.

Candidate Profile

• Estudiante o graduado en Psicología Industrial, Administración de Empresas, Contabilidad o carreras afines.
• 1-2 años de experiencia en roles administrativos, servicios generales o áreas afines.
• Conocimiento del área de Gestión Humana y sus procesos.
• Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Manejo básico-intermedio de SAP
• Competencias y Habilidades: Vocación de servicio, gestión documental y manejo de archivos, atención al cliente interno y externo, planificación y priorización, capacidad analítica, proactividad, resolución de problemas, orientación a resultados, trabajo en equipo y comunicación efectiva, adaptación al cambio, alto nivel de responsabilidad y ética.

Additional Information

TotalEnergies values diversity, promotes individual growth and offers equal opportunity careers.