Asistente Administrativo/a

Seleccionamos para compañía internacional:

La persona seleccionada será responsable de colaborar con el Secretario Regional y con todo el equipo de la Oficina Regional en las tareas administrativas y operativas necesarias.

Gestionar la contratación y coordinación de proveedores para el funcionamiento de la oficina y las actividades de la organización en los diferentes países de la región.

Coordinar servicios tales como pasajes aéreos, hoteles para eventos, seguros de viaje y otros servicios relacionados.

Brindar asistencia al departamento de Administración Global en la compra y coordinación de pasajes de afiliados de la región y del staff de la Oficina Regional.

Brindar soporte técnico y moderar reuniones virtuales de la organización y reuniones vinculadas a proyectos, utilizando Zoom, Microsoft Teams y otras plataformas.

Realizar tareas generales de secretaría, incluyendo la elaboración de borradores de cartas, documentos y planillas.

Organizar y mantener actualizado el archivo virtual de documentación y realizar el envío de la misma.

Distribuir información a los afiliados, incluyendo invitaciones, presentaciones, formularios y otros materiales.

Gestionar el envío de documentación mediante servicios de Courier, como FedEx y DHL, y por correo electrónico.

Gestionar la recepción y envío de facturas a proveedores.

Atender la recepción presencial de la Oficina Regional, incluyendo invitados, proveedores, afiliados, colegas, servicios y documentación.

Atender llamadas telefónicas y derivarlas a las personas correspondientes.

Realizar interpretación español-inglés e inglés-español durante reuniones entre los miembros del staff.

Realizar traducciones español-inglés e inglés-español de textos cortos para uso interno.

Enviar convocatorias y comunicaciones relacionadas con las reuniones y actividades de la organización.

Gestionar, controlar y sistematizar las listas de participantes inscriptos a las reuniones.

Mantener actualizado el calendario regional de actividades de la organización y de los proyectos.

Realizar y dar seguimiento a trámites administrativos ante bancos, aduanas, redes de cobranza, Western Union, proveedores y otros organismos o instituciones externas.

Realizar otras tareas administrativas relacionadas con el funcionamiento de la Oficina Regional.

Requisitos

Orientamos la búsqueda a personas con formación técnica o tercearia en Administración, Secretariado y/o afines. Que cuenten con experiencia previa comprobable en tareas administrativas y/o de secretaría de al menos 2 años, buen dominio de comunicación oral y escrita tanto en español como en inglés (excluyente) siendo especialmente valorado también contar con dominio del idioma portugués.

La persona seleccionada deberá contar con Excelente dominio de herramientas informáticas, dominio de paquete Office (Excel, Power Point), plataformas de reuniones virtuales (Zoom y Microsoft Teams).

Se trata de un trabajo a término por suplencia de 2 meses, en zona de cordón en el horario de lunes a viernes de 09:00 a 17:00 horas.

El presente llamado se encuentra comprendido por lo dispuesto en el Art. 1 de la Ley Nº 19.691 sobre promoción del trabajo para personas con discapacidad.