Partnership and Awards Officer

Le/la Partnership & Awards Officer titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les collègues de programme sur l’accompagnement des partenaires de mise en œuvre dans la réalisation des objectifs en conformité avec les procédures SCI et règles des bailleurs de fonds. Il collaborera également avec le chargé de finance du bureau programme dans le suivi des rapports financiers des partenaires. Il devra aussi s’impliquer dans les analyses sur les respects des procédures.

Le poste exige de fréquents déplacements professionnels. Les principaux domaines de responsabilité et tâches seront les suivants :

Participer à l'élaboration d'une stratégie et d'un plan de développement des capacités des partenaires, en collaboration avec l’équipe pays des awards et partenariat, en étroite collaboration avec l’équipe cadre de l’humanitaire et les partenaires ;

Travailler en permanence à l'établissement d'une relation de travail étroite et bilatérale, dans laquelle les partenaires sont respectés, écoutés et soutenus, et créer un canal ouvert pour discuter des problèmes et des contraintes lorsqu'ils se présentent ;

Soutenir les partenaires afin d'identifier les besoins spécifiques de soutien liés à la mise en œuvre et à la gestion du contrat ;

Fournir un soutien en matière de coaching et de mentorat, le cas échéant.

Gestion des subventionsComprendre l’utilisation du Système de Gestion des subventions (AMS) et savoir gérer et fournir les données de qualité ;

Accompagner l’équipe managériale du bureau dans l’organisation du Project review mensuel ainsi que le suivi des Action points et les communiquer au Head of Awards ;

S’assurer du respect des procédures de SCI et exigences des bailleurs de fonds par l’équipe du programme et les partenaires de mise en œuvre ;

S’assurer que les procédures SCI en terme de gestion des subventions sont connues, comprises et respectées par l’équipe du programme ;

Animer des réunions avec un groupe complexe de parties prenantes, par exemple Kick off meeting, rencontre annuelle d’évaluation de partenariat ;

Coordonner le processus de closeout des subventions du bureau.

Partenariats

Mener des exercices de cartographie pour identifier les partenaires potentiels dans tous les secteurs ;

Diriger l'évaluation des capacités du partenariat en coordination avec le directeur des opérations et d'autres membres du personnel ;

Diriger l'analyse et l'information nécessaire pour les appels à propositions ;

Assister et/ou aider à diriger des études, des recherches et des évaluations indépendantes et externes ;

Gérer de bout en bout le processus de contractualisation avec les partenaires ;

Organiser des réunions de soutien avec les points focaux des partenaires selon les besoins, contribuer aux réunions d'ouverture et de clôture du partenariat ;

S’assurer du respect des procédures de SCI et exigences des bailleurs de fonds par l’équipe du programme et les partenaires de mise en œuvre ;

S’assurer que les rapports et toutes les avances accordées aux partenaires soient convenablement justifiées, préparées et envoyées au bureau SCI à temps ainsi que leurs pièces justificatives ;

Faciliter la planification et l’exécution des visites internes et externes des suivis financiers et programmatiques des projets, en coordination avec le chargé de Finance du bureau et les chefs des projets.

Participer aux séances d’évaluation de l’effectivité du partenariat à mi-parcours et la fin des projets ;

Toute autre tâche selon les besoins.

Qualifications

Avoir au minimum un diplôme de licence en sciences sociales, études du développement, développement organisationnel ou autre discipline connexe ;

Avoir minimum 3 – 5 ans d'expérience pertinente dans le domaine de l'humanitaire ou du développement avec des partenaires, de préférence dans une ONG internationale/une agence opérationnelle des Nations unies/équivalent(e).

EXPERIENCE ET COMPETENCES

Être fortement motivé/e, faire preuve d’initiatives et avoir la volonté de contribuer à un programme innovant ;

Avoir une expérience significative dans le développement et la gestion des partenariats pour un donateur/ ONU/ ONG

Avoir la connaissance de la région et des exigences des donateurs est préférable ;

Avoir une expérience approfondie dans un rôle de développement des capacités des partenaires ;

Avoir une expérience avérée du travail avec des structures et des partenaires nationaux et locaux sera un atout ;

Faire preuve d’une connaissance et une expérience des programmes liés aux déplacements forcés et une expérience de travail dans la région seront un atout ;

Avoir la maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral) ;

Avoir des solides compétences en matière de facilitation et de leadership ;

Être un excellent communicateur, doté de solides compétences en matière de rédaction et de présentation de rapports, et d'une excellente capacité à influencer verbalement pour persuader avec diplomatie et tact ;

Avoir l'esprit d'équipe et être prêt à des déplacements fréquents dans plusieurs bureaux de projet ;

Connaissance des procédures de suivi des Awards et capacité à les mettre en oeuvre, à contester ou d'escaladertout problème identifié ;

Bonne connaissance dans la mise en œuvre des mesures pour assurer le respect des règles de bailleurs de fonds institutionnels ( BHA, ECHO, GAC,..)