Gestor Documental

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Misión del cargo: Acompañar la evolución de los Centros de Sinergia y de Aval Valor Compartido mediante el diseño, implementación y mejora de prácticas de Gestión de Contenido Empresarial, asegurando que documentos y contenidos sean capturados, clasificados, consultados, versionados, protegidos, conservados y dispuestos adecuadamente durante todo su ciclo de vida. El rol busca convertir el contenido en un activo confiable,

trazable y reutilizable que habilite eficiencia, servicio y, progresivamente, inteligencia de contenido para generar valor al negocio y a las entidades del Grupo Aval.

Responsabilidades principales

• Levantar y entender las necesidades de contenido de los Centros de Sinergia, identificando tipos documentales, contenidos no estructurados, usuarios, momentos de consulta y puntos de dolor.

• Diseñar y mantener el ciclo de vida del contenido: creación o captura, clasificación, metadatos, uso, consulta, actualización/versionamiento, declaración como registro, retención, archivo y disposición.

• Acompañar la definición y aplicación funcional de tablas de retención documental, reglas de conservación, eventos de cierre, disposición y controles de gestión de registros, articulado con las áreas responsables.

• Definir buenas prácticas y estándares funcionales de ECM/Content Services para clasificación, nomenclatura, metadatos, búsqueda, versionamiento, permisos, trazabilidad, auditoría y custodia.

• Modelar procesos y flujos asociados al contenido, identificando claramente qué debe permanecer en la aplicación transaccional y qué debe ser gobernado en la plataforma de contenido empresarial.

• Acompañar iniciativas y proyectos de implementación, evolución e integración de plataformas ECM, trabajando con negocio, procesos, arquitectura, tecnología, seguridad, proveedores y equipos de desarrollo.

• Realizar seguimiento al desempeño de la capacidad: calidad de metadatos, encontrabilidad, tiempos de consulta, adopción, cumplimiento del ciclo de vida, incidencias y oportunidades de mejora.

• Identificar oportunidades de digitalización y automatización en captura, clasificación, extracción, indexación, consulta y gestión de contenido, priorizando valor para los Centros de Sinergia.

• Impulsar progresivamente capacidades de inteligencia de contenido, incluyendo búsqueda semántica, extracción inteligente, clasificación asistida, resumen y otras aplicaciones de IA bajo criterios de gobierno y seguridad.

• Documentar soluciones, acompañar pruebas y adopción, transferir conocimiento y promover una cultura de gestión responsable del contenido empresarial

• Formación base Profesional en Bibliotecología, Archivística, Ciencia de la Información, Administración, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas o áreas afines.

• Deseable Especialización o formación complementaria en gerencia de proyectos, transformación digital, gestión documental, gestión de información, procesos o disciplinas relacionadas.

• Experiencia de 5 años de experiencia profesional, con participación demostrable en proyectos o iniciativas de gestión documental, ECM/Content Services, records management, digitalización o transformación de procesos intensivos en contenido.

Conocimientos esperados:

• Gestión de contenido empresarial: ECM/Content Services, gestión documental y records management; metadatos, clasificación, búsqueda, versionamiento, seguridad, auditoría, retención y disposición.
• Procesos: levantamiento, análisis y diagramación de procesos; conocimiento de BPM/BPMN y comprensión de workflows, reglas, estados, eventos e integraciones.
• Tecnologías: conocimiento funcional de plataformas como Hyland OnBase o soluciones equivalentes de gestión de contenido. No se requiere especialización técnica en una marca específica.
• Integración: comprensión conceptual de APIs, servicios, eventos y relación entre sistemas transaccionales, BPM y repositorios de contenido.
• Digitalización: captura multicanal, OCR/IDP, clasificación y extracción de información, automatización de tareas y flujos documentales.
• Datos e IA: fundamentos de búsqueda avanzada/semántica, analítica e inteligencia artificial aplicada al contenido, con criterio de seguridad y gobierno.
• Gestión de iniciativas: capacidad para estructurar requerimientos, historias/casos de uso, criterios de aceptación, pruebas, documentación y seguimiento de proyectos.