Asistente Administrativo Proyecto

Introducción

Creada en 1951, la OIM – Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes.

La OIM se compromete a garantizar un entorno laboral donde todos los empleados puedan prosperar profesionalmente, Lea más sobre la cultura laboral de la OIM en IOM workplace culture | International Organization for Migration

Se aceptan solicitudes de candidatos internos y externos. Para todas las vacantes de la OIM, las solicitudes de candidatos cualificados y elegibles de primer nivel se consideran antes que las de candidatos cualificados y elegibles de segundo nivel en el proceso de selección, más información interna and internal-equivalent candidates.

Alcance y Contexto Organizacional

Bajo la supervisión general Head of Programmes y la supervisión directa del del Jefe de sub-oficina/Coordinado Senior Departamental/Jefe de Oficina Regional, el candidato seleccionado será
responsable de las siguientes funciones:

1. Brindar apoyo administrativo en todas las actividades del programa/proyecto a nivel nacional.
2. Asistir en la elaboración y tramitación de solicitudes de contratación de personas naturales o jurídicas, solicitudes de compra, solicitudes de transporte, viajes y viáticos, solicitudes de pago, contratos, prórrogas, actas de terminación y cualquier otra documentación que se requiera.
3. Coordinar con las unidades de apoyo para dar seguimiento a los trámites en proceso
4. Apoyar la recopilación y consolidación de informes periódicos y finales.
5. Guiar a los contratistas y las entidades en la correcta elaboración y presentación de solicitudes de pago, certificados, informes y otros documentos que requieran el programa/proyecto de acuerdo a los procedimientos de la OIM.
6. Asistir en la verificación de servicios, revisando que las ejecuciones presupuestales de los proyectos cuenten con los soportes y documentación legal requerida.
7. Mantener actualizados los archivos, registros, controles, bases de datos e inventarios del
   programa/proyecto.
8. Apoyar en la elaboración de presentaciones, organización de reuniones y eventos, preparación y envío de correspondencia y cualquier otra actividad que requiera el programa/proyecto.
9. Asistir a reuniones de los diferentes comités internos en los que participe.
10. Cumplir íntegramente con los procedimientos, regulaciones, normas de seguridad y estándares de conducta de la OIM.
11. Desempeñar otras funciones que le sean asignadas por su supervisor.

Experiencia y Cualidades Requeridas

Educación

• Bachiller con tres (3) años de experiencia relevante; o,
• Título universitario en Administración de Empresas o campos relacionados de una institución acreditada con un año de experiencia profesional relevante,

Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

Experiencia

• Experiencia con procesos administrativos en la OIM.
• Experiencia con sistemas ERP (p. ej., SAP), PRIMA y Wave.
• Experiencia en diligenciar y hacer seguimiento de órdenes de compra
• Es imprescindible tener conocimientos informáticos en general y dominio de MS Excel en particular.
• Experiencia en el apoyo a proyectos con plazos de entrega rápidos y trabajo bajo presión
• Experiencia previa con organizaciones humanitarias internacionales, instituciones gubernamentales o no gubernamentales en un entorno multicultural

Aptitudes

• Habilidades analíticas y de resolución de problemas comprobadas.
• Excelente atención al detalle y capacidad para organizar documentos de manera metódica
• Discreción, orientación a los detalles y al cliente, paciencia y disposición para aprender cosasnuevas.
• Dominio de aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook.
• Conocimiento de los procesos administrativos de la OIM incluido de compras.
• Capacidad demostrada en seguimiento presupuestario de proyectos

Lenguaje

Todos los miembros del personal de la OIM, en todas las categorías, deben tener dominio de al menos uno de los idiomas oficiales de la OIM (inglés, francés o español).

Para esta posición:

Requerido:

Todos los candidatos deberán desenvolverse con fluidez en español (oral y escrito).

Deseable

Contar con un nivel de inglés A1 (oral y escrito)

El dominio del/de los idioma(s) requerido(s) será evaluado específicamente durante el proceso de selección, el cual podrá incluir evaluaciones escritas y/o orales.

Required Competencies

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

Values- all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:

• Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
• Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
• Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.

Core Competencies – behavioural indicators Level 1

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
• Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

Notes

Consulte este linkpara obtener orientación sobre la categoría de empleo de la OIM

Toda oferta que se le haga al candidato en relación con esta vacante está sujeta a la confirmación de la financiación.

Este proceso de selección podrá utilizarse para cubrir puestos similares en diversos lugares de destino. Los candidatos recomendados mantendrán su elegibilidad para un puesto similar durante un período de 24 meses.

El nombramiento estará sujeto a la certificación de aptitud médica del candidato, la acreditación, los requisitos de residencia o visado y las autorizaciones de seguridad.

La OIM mantiene una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y la OIM, incluyendo la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, origen religioso o étnico, o discapacidad.

La OIM no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación, formación u otros cargos). La OIM no solicita información sobre cuentas bancaria.

La OIM solo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del IOM e-Recruitment (for internal candidates link here). Esta herramienta en línea también permite a los candidatos realizar un seguimiento del estado de su solicitud.

No se aceptarán solicitudes tardías. Solo se contactará a los candidatos preseleccionados.

Para obtener más información y otras ofertas de empleo, le invitamos a visitar nuestro sitio web: IOM Careers and Job Vacancies

Importante: Damos claridad que esta oferta está sujeta a disponibilidad de fondos, una vez suscrito el proyecto la implementación deberá iniciar de manera inmediata.